Что такое бриф и почему это важный инструмент коммуникации с клиентом

Бриф — это короткий опорный документ с ключевой информацией о проекте и клиенте. Он создается в начале сотрудничества заказчика с подрядчиком и позволяет сторонам сверить часы и прийти к единому видению проекта. В брифе фиксируются цели и аспекты клиентского бизнеса, важные для хода работы, а также взаимно согласованные сроки и ожидаемые результаты. (Подробно о содержании брифа расскажем далее в статье.)

Обычно бриф составляет менеджер со стороны подрядчика и отправляет на заполнение клиенту в виде анкеты. В документе прописываются вопросы, которые важно решить до старта проекта. Они помогают самому заказчику лучше понять, зачем он обратился в агентство, описать свою проблему и потребности. А команда исполнителей получает полную информацию для правильной оценки проекта, постановки задач и начала работ.

По теме: Оценка эффективности проекта: этапы, методы и инструменты

Брифовать клиента можно также устно — на созвоне или офлайн-встрече. Но итогом такого интервью все равно должен стать письменный структурированный документ, согласованный обеими сторонами проекта.

Недопонимание между участниками проекта — причина организационных проблем и роста затрат. Но такой сценарий легко исключить, если заказчик и исполнитель ответственно подойдут к этапу знакомства. В этом и помогает создание брифа. Во-первых, он дает понимание, подходят ли друг другу клиент и подрядчик, стоит ли начинать сотрудничество. Во-вторых, документ устраняет несогласованность и риск конфликтов.

Бриф — незаменимый инструмент проектной коммуникации в любой сфере. Он гарантирует, что клиент и команда-исполнитель находятся на одной волне и их ожидания от проекта совпадают. К документу можно вернуться в любой момент работы, как к инструкции, и это поможет специалистам не сбиться с пути и следовать принципам, определенным в начале. А еще на бриф удобно ссылаться при возникновении спорных ситуаций.

Миссия брифа — привести всех участников к общей картине требований, ожиданий и стратегии проекта. Для этого документ должен содержать максимально полную информацию по каждому разделу. Разберем, как составить такой бриф для компании, по шагам.

Формат

Заготовку брифа можно сделать в любом редакторе таблицей или текстовым документом и отправить заказчику файлом. Другой вариант — создать онлайн-анкету на сайте или в Google-форме и поделиться с клиентом ссылкой.

Структура и содержание

Если вы готовите бриф впервые, то проще взять за основу подходящий по тематике образец документа из открытого доступа (например, как на Workspace) и адаптировать его под свой проект: рекламный, дизайнерский, технический, контент-маркетинговый и т. д.

Разделы, составляющие стандартный бриф для заказчика:

Готовый вариант анкеты нужно направить клиенту для заполнения, договориться о сроке возврата документа и обязательно предложить варианты для связи на случай, если у заказчика появятся вопросы.
После того как клиент заполнил и прислал бриф, менеджер передает его команде для обсуждения и оценки.

Собрать ответы клиенты для брифа можно на совместной встрече. Иногда это даже удобнее: можно организовать командный созвон с ключевыми участниками проекта и сразу задать все уточняющие вопросы и провести первичное согласование. В этом случае лучше отправить анкету для клиента заранее, чтобы он ознакомился с вопросами и подготовил точные данные.

В процессе согласования заказчик и исполнитель приходят к компромиссу и выбирают реалистичные варианты сроков, бюджетов и возможных результатов. После того как команда проекта совместно с клиентом доработала и дополнила бриф, он отправляется на контрольное утверждение. Если клиент принимает документ, начинается новый этап сотрудничества — заключение договора и старт проекта.

Чтобы получить максимально полную информацию от клиента, нужно правильно формулировать вопросы к брифу — основные и дополнительные.
Вот список возможных вариантов (чем сложнее и масштабнее проект, тем больше может быть дополнительных вопросов):

1. Почему эта услуга/продукт/результат проекта необходим компании?
2. Какую проблему бизнеса решит реализация проекта?
3. Существуют ли препятствия и риски, которые могут помешать успешной реализации проекта? Какие факторы бизнеса могут повлиять на ход работы?
4. Если проект не будет реализован, как это скажется на бизнесе и общем прогрессе компании?
5. Предполагаются ли ключевые вехи, важные даты в рамках проекта или строгие временные ограничения?
6. Как будет организован процесс согласования по задачам? Как часто хотите получать промежуточные отчеты о прогрессе проекта, в какой форме, через какой канал?
7. Чего вы ожидаете достичь по итогам проекта? По каким критериям и в какие сроки вы поймете, что это вам удалось?
8. Был ли у компании опыт подобных проектов, как вы его оцениваете?

Удобный и понятный бриф сделает коммуникацию с клиентом более эффективной и результативной. Предлагаем несколько рекомендаций, как получить больше пользы от этого документа.

Не существует идеального и универсального плана брифа, но можно составить собственный шаблон на основе опыта прошлых проектов или подсмотреть практики у других компаний.

Выберите формат и содержание пунктов с ориентиром на тип клиентов, с которыми сотрудничаете чаще всего. Такой шаблон брифа можно быстро скорректировать под специфику конкретного проекта, но не тратить время на его разработку с нуля. А еще единообразная структура упрощает работу с документом всем сотрудникам.

При желании документ можно брендировать в Фигме или Миро, используя фирменные цвета и логотип. Иногда такое оформление помогает побороть сопротивление клиента и мотивирует его отнестись к брифу более серьезно.

Важно сделать конечный вариант в формате, удобном и доступном для всех участников работы с проектами.

Каждый читатель должен понимать, о чем идет речь в документе и что требуется прописать или выполнить. Во многих случаях формат таблицы является оптимальным решением для организации текста брифа.

Содержательное общение с клиентом в реальном времени поможет углубленно проработать бриф и конкретизировать неоднозначные формулировки.

Включите в бриф раздел для стратегических целей, чтобы понять место проекта в широком контексте и постараться согласовать его задачи с долгосрочными планами бизнеса.

Есть распространенные ошибки, которые специалисты допускают при составлении брифа для компании.

Один проект — один бриф — одна цель. Без этого ограничения есть риск рассредоточить внимание и силы и не показать результатов ни по одному из направлений.

Готовый бриф могут читать все члены рабочей группы и интерпретировать его данные. Поэтому в приоритете однозначность в изложении каждого раздела документа и конкретные, доступные всем формулировки. Иначе смысловые варианты будут накапливаться, и окончательный результат окажется далек от цели.

В сложных проектах, чтобы получить исчерпывающую и точную информацию для брифа, менеджеру может потребоваться опросить нескольких сотрудников компании-клиента: например, не только руководителя отдела маркетинга, но и исполнительного директора.

Пренебрегать брифом и заполнять его «для галочки», без детальной проработки вопросов — значит рисковать успехом будущего проекта. Документ должен отражать суть проекта и содержать всю информацию, которая поможет команде действовать уверенно.

Качественный бриф будет опорой любого проекта: он поможет клиенту зафиксировать свои желания и ожидания, а исполнителю — правильно понять потребности компании и цель работы. Этот простой документ позволяет действовать согласованно и экономить время и ресурсы заказчика и проектной команды.