Оценку проекта нужно рассматривать как отдельный и важный этап его реализации. И конечно же, оценка невозможна без предварительного тщательного планирования, которое помогает сформировать «фундамент» будущего проекта.

Оперируя результатами оценки, руководитель проекта может оперативно и своевременно вносить изменения в работу команды и внедрять коррективы, необходимые для выполнения работы качественно и в срок.

Поговорим о том, какие этапы, методы и инструменты можно использовать для того, чтобы оценить проект.

Что такое оценка проекта?

Под оценкой проекта стоит понимать процесс измерения успешности и результативности проекта. Оценка отдельных его этапов помогает увидеть, нужно ли применить дополнительные инструменты и ресурсы для того, чтобы проект в итоге соответствовал ожиданиям заказчика и выполнил свои задачи. Важно регулярно доводить до сведения заказчика проекта результаты его промежуточных оценок. Это в особенности актуально, если в процессе необходимо обосновать дополнительные затраты.

Какие существуют методы оценки проекта?

У любого проекта есть, как минимум, три этапа, когда оценка наиболее эффективна и необходима:

1

Предпроектная оценка
Предварительная оценка всего проекта, результаты которой нужно показывать всем сторонам, участвующим в его реализации. Это работа «на берегу», и она поможет собрать команду под проект, правильно спланировать сроки его выполнения, разработать эффективную методологию и критерии оценки.
2

Текущая оценка
Она помогает «держать руку на пульсе» и видеть, что все процессы идут по плану, команда работает слажено и соблюдает график работ, а предусмотренного бюджета хватает в полной мере. И текущая оценка проекта должна показывать, удалось ли вам и вашей команде достичь запланированных промежуточных целей.
3

Послепроектная оценка
На этом этапе вы можете понять, какие методы в ходе реализации проекта сработали, а какие оказались нерабочими. Такую оценку нужно проводить в команде и коллективно рассматривать и анализировать ее результаты. Благодаря такому анализу в дальнейшем при работе над этим или другим проектом вы сможете избежать проблем.

Процесс оценки проекта

Методология оценки проекта должна и может базироваться на опыте ваших реализованных проектов. И конечно же, вы можете масштабировать такой опыт не только на ваши рабочие проекты, но и на стартапы, и личные задачи.

Вот несколько наиболее эффективных и рабочих методик, которые помогут вам правильно организовать и провести оценку своего проекта.

1

Экспертная оценка
Этот качественный метод подразумевает, что вы привлекаете эксперта, у которого уже есть накопленный опыт работы над схожими проектами. Применяя накопленный опыт и экспертизу, такой специалист сможет вам указать на слабые и сильные стороны реализации проекта, показать оптимальные пути достижения целей. Это индивидуальная экспертная оценка и ее качество, разумеется, всецело зависит от профессионализма сотрудника, который проводит такой аудит. Можно пойти по более сложному пути и для экспертной оценки: собрать рабочую группу из сотрудников, ответственных за отдельные направления проекта. В рамках рабочей группы каждый их них выдвигает предложения по разным оцениваемым показателям, по оптимизации работы и проч. Задача руководителя проекта заключается в том, чтобы систематизировать и обобщить эти выводы.
2

PERT
Один из наиболее известных методов в проектном управлении — это PERT (Program Evaluation Review Technique). Эта количественная методика применяется тогда, когда нужно оценить время на реализацию отдельных задач по проекту. Цель — понять, сколько времени вы должны заложить на выполнение проекта. Причем в ходе расчетов нужно просчитать как оптимистичный, так и пессимистичный сроки. Для этого используйте простую формулу:

где,

O — оптимистичная оценка длительности задачи,
M — наиболее вероятная оценка длительности задачи,
P — пессимистичная оценка длительности задачи.

Пример расчета по методу PERT

Инструменты оценки проекта

Чтобы провести оценку, вы должны, разумеется, располагать нужными инструментами. Сейчас в них недостатка нет, из всего многообразия инструментов для оценки проекта, можно выбрать именно те, которые вы можете максимально адаптировать под свои потребности, график работ, состав команды, форму отчетности и другие показатели.

Есть и некоторые универсальные решения, которые при необходимости можно «кастомизировать» под задачи определенного проекта. А для того, чтобы повысить эффективность оценки проекта, целесообразно использовать и комбинацию отдельных инструментов.

Вот какие инструменты оценки вы может применять для оценки своего проекта:

Иерархия задач

Иерархия задач (или Ordering Rule) — инструмент, который будет полезен, когда вы оперируете примерно 20 задачами, не более. Все что понадобится — доска и набор цветных стикеров. И тут всего несколько этапов:

Нарисуйте на доске шкалу «от простого к сложному» слева направо
Для каждого типа задач выберете отдельный цвет стикера;
Напишите задачи на стикерах и разложите их в случайном порядке;
Каждый член команды может взять любую карточку и разместить ее на нарисованной на доске шкале. Или же он может переместить уже размещенную там карточку по все той же шкале;
Размещая или перемещая карточку с задачей, сотрудник должен обосновать свое действие и прокомментировать его.

Этот инструмент поможет вам выстроит этапы (или задачи) проекта друг относительно друга по мере возрастания сложности. А еще и вовлечь сотрудников в обсуждение проекта.

Иерархия задач

2. Покер планирования

Если вы готовы потратить больше времени на оценку проекта — а для этого как раз и стоит выделить достаточно времени — то можно использовать инструмент под названием «Покер планирования» (или Planning Poker). Техника популярна и эффективна, но требует больше специального «оборудования» — помимо разноцветных стикеров еще и карточная колода, пронумерованная по последовательности чисел Фибоначчи (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89), где также есть карточки со знаком вопроса и с символом кофейной чашки. Пронумерованные карты нужно использовать, чтобы проголосовать за задачу, карту с вопросом — чтобы уточнить задачу или обсудить ее, а карточку с чашкой — чтобы сделать паузу в процессе. Такую полную колоду карт получает каждый участник процесса оценки.

Далее используем такой алгоритм шагов:

Руководитель проекта объявляет задачу;
Участник команды выбирает из своей колоды карточку с цифрой, которая, по его мнению, оценивает задачу;
Выкладывает карту на стол рубашкой вверх — это важно, чтобы не влиять на мнение других участников процесса оценки;
После того, как «выскажутся» все члены команды, нужно вскрыть карты;
Те участники команды, которые поставили задаче наибольшие баллы, должны обосновать свое решение. Также должны сделать и те, кто поставил наименьшие баллы;
Далее в процессе обсуждения все участники процесса должны прийти к единогласному решению в отношении оценок задач.

Такой метод оценки хотя и эффективен, но требует больше времени и подразумевает, что за один «сеанс» вы сможете проработать не более 10 задач.

Покер планирования

3. Метод «Большой/Малый/Неопределенный»

Хороший инструмент для того, чтобы оценить сложность задач. Он нужен, чтобы быстро проработать большое количество задач. Этот инструмент отчасти схож с «Покером планирования». Вам понадобятся три небольших емкости, а также цветные стикеры:

Подпишите емкости по размеру задач: «Большая», «Малая», «Неопределенное», а на стикерах напишите задачи;
Распределите задачи на стикерах по емкостям в соответствии с их размерами;
Обсудите с командой задачи из первой емкости, и если обсуждение покажет такую необходимость, переместите их в другую емкость;
Несколько задач из других емкостей отдайте или на обсуждение отдельным членам команды или на их самостоятельную оценку.

Этапы оценки проекта

Процесс оценки обычно включает в себя несколько этапов: планирование, реализация, завершение и формирование отчета. Рассмотрим детально отдельные этапы внутри процесса оценки проекта.

Оценка потребностей рынка и аудитории

Фундаментальный этап работы — оценка потребностей рынка и аудитории. На этом этапе речь идет о сборе полных данных о целевых группах, которые потом необходимо проанализировать. На основе данных анализа вы сможете сформировать план действий для выполнения любой задачи, от проведения делового мероприятия, до обучающего семинара для сотрудников.

Правильно определить свою целевую группу — задача первостепенной важности. Ведь, если сузить целевую аудиторию, то есть риск «не допродать» товары тем, кто может и хочет их купить, а если сильно расширить — то бизнес просто потеряет фокус.

В оценке целевой аудитории принято выделять несколько групп:

Первичный рынок — люди, которые с большой долей вероятности купят ваши продукты и услуги;
Вторичный рынок — покупатели, которые приобретают их от случая к случаю;
Потенциальный рынок — люди, которые не являются вашими покупателями, но которых вы хотели бы сделать таковыми.

Оценка целевых групп помогает:

Определить, что именно покупатели из первой группы считают своими основными потребностями;
Определить, какие из этих потребностей не удовлетворены;
Определить, соответствуют ли цели вашего бизнеса потребностям целевой аудитории;
Определить, есть ли у вас опыт, навыки и ресурсы, чтобы удовлетворить эти потребности.

Оценка бизнес-идеи

Очевидно, что не все бизнес-идеи подойдут вашей компании или проекту. И правильная оценка концепций поможет сосредоточиться только на тех идеях, которые могут стать прибыльными и принести вам пользу.

Вот список критериев, с точки зрения которых можно оценить свою бизнес-идею:

1

Соответствие бизнес-идеи потребностям вашей целевой аудитории.
2

Соответствие бизнес-идеи образу покупателя
После того, как вы определите свою целевую аудиторию, вы сможете сформировать и образ покупателя на основе полученных данных о его поле, возрасте, семейном положении и прочей информации.
3

Анализ рынка
Оценка состоятельности бизнес-идеи с точки зрения рыночных условий, моделей потребительского поведения, тенденций, прогнозов и конкурентного анализа. Для этого можно провести, например, экспертные интервью или фокус-группы.
4

Анализ конкурентов
Успех бизнес-идеи может зависеть от работы ваших конкурентов. Поэтому важно больше знать о них, чтобы, в том числе, понимать, что они сделали для достижения своих целей, а также то, что вы можете предложить вашим покупателям из того, что им не предложили ваши конкуренты. Конкурентный анализ предусматривает, что вы собрали информацию о компании-конкуренте, получили сведения о ее предложениях, а также провели анализ слабых и сильных сторон работы и определили, чем ваша бизнес-идея отличает вас от других.
5
Оценка бюджета
Понимание объемов финансовых затрат — важный элемент оценки бизнес-идеи. Для этого нужно задать себе несколько вопросов:
- Как можно получить средства для старта работ?
- Сколько средств необходимо, чтобы начать работать?
- Каковы ваши прогнозируемые доходы и расходы в первый месяц и в первое полугодие?
6

Обратная связь
И наконец, покажите бизнес-идею тем, чье мнение для вас важно, попросите их высказаться на счет ее состоятельности, слабых и сильных сторон.

Оценка плана управления проектом

План управления — это, по сути, дорожная карта проекта, на которой отмечены этапы его реализации. А именно:

Начало работ по проекту;
Планирование его выполнения;
Реализация проекта;
Контроль выполнения;
Финальный этап.

И хотя план имеет определенные этапы, сам по себе он не является чем-то вроде жесткой конструкции. В план можно вносить изменения, и именно поэтому его и надо оценивать.

При всей вариативности план управления решает понятный спектр задач:

Показывает клиентам или инвесторам задачу, которую необходимо решить;
Организует всех участников команды, помогает найти и устранить проблемные зоны еще до старта проекта;
Позволяет определить набор инструментов и методик для работы;
Ставит дедлайны по всему проекту и по отдельным задачам и помогает отследить статус реализации проекта.

Чтобы оценить насколько эффективен составленный вами план, нужно убедиться в том, что он отвечает на такие вопросы, как:

Какую задачу решает проект?
В чем заключается его ценность?
В чем состоят его ключевые результаты?
Что необходимо сделать для успеха реализации проекта?
Кто работает над проектом?
Какие задачи входят в зону ответственности каждого сотрудника?
Когда проект стартует, а когда финиширует?
Через какое время после старта проект достигнет промежуточных результатов?

Хороший план дает четкие ответы на данные вопросы. А если ответы оказались неудовлетворительными или неполными, стоит вернуться назад и более тщательно переработать весь план.

Оценка MVP

Оценка минимальной ценности продукта (MVP) помогает объективно увидеть, насколько он готов к тому, чтобы появиться перед своей целевой аудиторией. Вот несколько способов, которые помогают оценить MVP.

1

Опросы, интервьюирование, анкетирование группы из целевой аудитории продукта или услуги.
Лучше протестировать гипотезу на реальной группе потребителей и попросить их рассказать, видят ли они для себя ценность в вашем продукте.
2

Лендинг, который демонстрирует услугу или продукт
Простая посадочная страница с интегрированными сервисами анализа поведения пользователей может быстро продемонстрировать, какие услуги и особенности продукта наиболее интересны покупателям и востребованы у них. Анализировать можно, например, по частоте кликов по разным ссылкам на лендинге.
3

А/В тест
Сравнительное тестирование финального варианта продукта наглядно показывает, как он изменился и чем отличается от своей предыдущей версии. Этот метод может продемонстрировать также степень конкурентной устойчивости продукта или проекта.
4

Маркетинговые исследования и рекламные кампании
Исследования хороши для тестирования точки входа, определения ожиданий аудитории и ее реакции на продукт или услугу. На основе статистики, собранной в таком исследовании, можно разработать и провести рекламную кампанию. А повторное маркетинговое исследование поможет определить, насколько эффективно попадает в цель кампания и что в ней необходимо улучшить или изменить, чтобы она лучше работала.
5

Тестирование в блогах
Менее объективный, но все же весьма действенный способ оценки MVP — отдать свой продукт или услугу на тестирование блогерам и лидерам мнений с просьбой дать свою оценку.
6

Ручное тестирование
Тест гипотез на теоретической модели продукта, предоставленной потенциальной аудитории. В этом случае для теста вы привлекаете добровольцев или сотрудников из вашего штата. И совместно ищите слабые и сильные стороны своего продукта.

Разработка и оценка MVP

И так как формирование MVP — процесс трудоемкий и комплексный, то и его оценку нужно проводить не одним методом, а несколькими. Такой подход поможет составить полное и объективное понимание тех ожиданий, которые формируются у пользователя вашего продукта или услуги.

Оценка результатов проекта

Любой бизнес работает, чтобы зарабатывать деньги, и главным критерием результативности проекта можно считать получение прибыли.
Оценивая результативность, нужно проанализировать затраты на проект и сопоставить их с целями. Такая оценка поможет в том числе сделать задел на будущее — продемонстрировать привлекательность такого рода проектов для потенциальных участников и инвесторов.

В ходе оценки результатов проделанной работы необходимо:

Определить, насколько результаты проекта удовлетворяют всем ранее обозначенным целям;
Определить, насколько полученные результаты проекта оправданы с точки зрения понесенных затрат;
Изучить результаты проекта и сравнить их с результатами аналогичных проектов.

Для оценки результативности можно использовать несколько методик:

1

Статистические исследования
Они помогают определить, насколько быстро окупятся инвестиции, вложенные в проект, и насколько эффективно отработали эти инвестиции.
2

Динамический анализ
Он помогает оценить проекты с длительным сроком «жизни». Используя динамический анализ, вы сможете оценить рост капитала компании, к которому привел реализованный проект, а также оценить темпы роста инвестиций и другие показатели.

Зачастую требуется применять несколько методик, что, конечно же, сложно для специалистов без необходимого опыта. Поэтому чтобы получить полную и объективную информацию о результативности проекта, к оценке лучше привлекать независимых экспертов с профильными навыками и знаниями.

Заключение

Но порой возникает ситуация, когда оценка проекта, выполненная его исполнителем, не соответствует оценке, сделанной заказчиком.
Чтобы избежать этого, необходимо, чтобы все стороны процесса находились в диалоге и обсуждали все изменения, которые планируется внедрить в проект.
И такое недопонимание, к сожалению, не единственное препятствие, с которым вы можете столкнуться при управлении проектом.

Вот несколько советов, которые помогут вам их преодолеть:

Подробно изучите особенности проекта на старте и сформулируйте его стоимость на основе технико-экономического обоснования. И здесь лучше оценить проект с увеличением бюджета (потом при корректировке стоимости вы сможете показать заказчику, как можете оптимизировать затраты), чем преуменьшить его стоимость и потом обосновывать необходимость увеличить бюджет.
При планировании разбейте большие шаги на небольшие этапы. Так, вам будет удобнее ориентироваться в работе и не возвращаться на предыдущий этап. Кроме того, практика «малых шагов» лучше мотивирует команду, так как все видят результаты своей работы очень быстро.
Еще на этапе планирования разработайте схему действия на случай форс-мажора. Такой план реагирования обязательно должен включать в себя контрольные сигналы, которые сообщают о наступлении проблем, а также шаги, которые необходимо предпринять в этом случае. Эта стратегия поможет вам оценить факторы риска и подстраховаться на случай непредвиденных обстоятельств.
Привлекайте к работе над проектом команду. Работать в одиночку не получится. Нужно будет сформировать команду, а зачастую и отдавать часть работы на аутсорс.
Сотрудников команды, занятых на проекте, освободите от части другой работы. При управлении проектом старайтесь влиять на сам процесс, вместо того, чтобы давить на людей.
Регулярно информируйте все стороны проекта, в том числе и вашу команду, о том, как продвигается работа над ним.
Не торопитесь переходить к действиям, если вы недостаточно тщательно провели подготовительный этап и не уделили должного внимания планированию.

Необходимо оценить эффективность проекта?
Оставьте заявку на topfacemedia.com!

Нажимая кнопку, я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года, на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных

Мы приглашаем к сотрудничеству авторов, специалистов, рекламные агентства, сервисы и предпринимателей. Темы статей или готовые материалы, а также предложения о сотрудничестве и вопросы о публикации присылайте на почту руководителя отдела маркетинга Topface Media mv@topfacemedia.com.

Оценка эффективности проекта: этапы, методы и инструменты