Что такое дорожная карта проекта и как правильно ее составить

Для команды маркетинга важно понимать связь между корпоративной стратегией и тактической работой, которую нужно выполнить. Но это соотношение не всегда очевидно. В этой ситуации полезно визуализировать то, как именно пошаговые действия в проекте будут соответствовать бизнес-целям компании. На помощь здесь приходит дорожная карта — инструмент, вышедший из сферы продуктового менеджмента, где в проектах задействовано сразу несколько команд разной специализации.

Дорожная карта — это картина ожидаемых результатов с указанием контрольных точек на пути к ним, сроков и ответственных лиц. Она помогает задать общее направление работы в большом проекте, держать перед глазами глобальную цель и основные шаги.

Дорожную карту по реализации проекта нужно составить до старта работ и использовать как основу, чтобы сформировать более детальный план и график.

Хотя каждая маркетинговая дорожная карта будет особенной, ее обязательные основы останутся неизменными.

Во-первых, цели есть у самой дорожной карты. Например, с ее помощью можно быстро предоставлять обновления по проекту всем ответственным участникам процесса, запрашивать дополнительный бюджет или человеческие ресурсы у руководства компании или внешних инвесторов.

Маркетинговые стратегические цели, прописываемые в дорожной карте, должны соответствовать SMART-модели: быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени. Важно прописать подробно, какой результат проекта можно будет считать успешным.

Важные задачи можно распределить по целям и сразу приоритизировать, чтобы не столкнуться с хаосом внутри команды и авралами, случающимися на старте.

Структура дорожной карты может выглядеть как простой список с ключевыми событиями или как комплексная схема с перекрестными зависимостями между точками. Стандартные компоненты карты, кроме целей и задач, включают ресурсы, майлстоуны (вехи, границы главных этапов) и основные показатели эффективности (KPI).

В дорожной карте проекта в отличие от плана не будет лишней детализации. Вместо этого она сосредоточится на крупных направлениях работы, важных инициативах, их последовательности относительно друг друга и взаимосвязи, а также на факторах риска.

Дальше разберем, как подготовиться к составлению дорожной карты в маркетинге.

Чтобы составить эффективную дорожную карту в маркетинге, нужно проанализировать условия на рынке и учесть глобальные цели компании. Приоритетными стоит выбрать те маркетинговые мероприятия, которые в ближайшей перспективе эффективнее продвинут продукт при наименьших усилиях и затратах.

Основные участники работы над проектом и стейкхолдеры должны привлекаться к работе над дорожной картой — тогда она получится полной, реалистичной и выполнимой. Ответственность за решение задач и контроль этапов фиксируют на руководителях и старших специалистах, которые синхронизируют работу в своей части проектной группы с дорожной картой и сообщают о результатах.

Дорожная карта по реализации проекта не является статичным документом, она гибкая и адаптивная. Ее регулярно пересматривают, учитывая изменения на рынке, в бизнесе организации и промежуточные результаты. Поэтому цепочка процессов на дорожной карте должна быть подвижной, чтобы вносимые корректировки в какой-то из частей не угрожали ходу всего проекта.

Создание дорожной карты предполагает оценку сложности задач проекта и поиск потенциальных проблем, которые могут возникнуть в работе. Зная о них, можно продумать, как снизить риски или избежать их, и включить нужные мероприятия в карту. Можно также учесть опыт прошлых проектов, если для них создавались дорожные карты, и посмотреть, какие риски реализовались там, например, нарушение сроков, незапланированный рост необходимого бюджета, пауза в работе из-за взаимозависимости этапов.

С другой стороны, риск можно принять, учесть в дорожной карте и использовать как возможность роста и обхода конкурентов.

Визуализированный текст легче воспринимать не только людям вне проекта, но и самим участникам процесса. Поэтому в оформлении дорожных карт используют много наглядных элементов: диаграмм, графиков, временных шкал. Цветовое кодирование, акценты и категории помогают всем пользователям документа быстро ориентироваться в нем и видеть ключевые моменты.

Такие карты представлены в виде линии времени с последовательностью задач и сроками их выполнения. Она имеет начальную и конечную точки. Вместо строгих дат в линейной карте можно указывать временные рамки для достижения определенных целей и прохождения этапов. Это дает больше возможностей корректировать приоритеты на карте по мере необходимости.

В этом виде карт информацию структурируют по уровням сложности и приоритетности задач или уровням управления.

Основаны на планировании по календарным датам и срокам выполнения работ.

Дорожная карта в маркетинге, которая не основана на анализе и не соответствует стратегическим целям компании, приведет к напрасной трате ресурсов и упущенным возможностям. Если не расставить четких приоритетов, силы будут рассредоточиваться на всё сразу, внимание команды рассеется и эффективность работы будет ниже.

Неправильно организованные зависимости между задачами приведут к ситуации, когда команда приступает к новому этапу, не завершив предыдущий. Если в одном рабочем процессе случилась задержка, связанная с ним задача должна автоматически сдвинуться вперед.

Дорожная карта проекта, которая не ясна его участникам в полной мере, приведет к путанице, несогласованности и отсутствию общего видения среди членов команды и заинтересованных сторон. Если ответственные члены команды не будут проводить регулярных встреч для сверки по статусам задач, проблемы могут копиться и привести к рассинхронизации, опасной для общего результата.

Слишком оптимистичные сроки достижения контрольных точек могут привести к завышенным ожиданиям, выгоранию команды и взаимной потере доверия. Поэтому важно определить логичные и реалистичные майлстоуны и вписать потенциальные задержки и форс-мажоры для каждой рабочей ветки. Сделать это получится только в диалоге со всеми частями команды.

Если в дорожной карте не прописаны запасные варианты действий и замена ответственных лиц на случай внеплановых простоев и изменений в составе команды, работа на проекте рано или поздно замедлится и не завершится в срок.

Если двигаться по дорожной карте без остановок и анализа пройденного пути, легко сбиться с курса. Пропуская этап контроля, можно не заметить, что проекты не выполняются в запланированные сроки, а прогресс по ключевым показателям эффективности давно остановился.

Использование дорожных карт по реализации маркетинговых проектов — часть гибкой бизнес-стратегии. Дорожная карта помогает плавно и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Кроме функции по организации маркетинговой работы на долгосрочном уровне, дорожная карта выполняет задачу по управлению человеческими ресурсами: обеспечивает прозрачность распределения нагрузки и этим повышает мотивацию исполнителей. Координировать командные усилия становится проще.Участники проекта видят перспективы его развития и свою роль в общем деле и могут направленно двигаться к цели, сверяясь с приоритетами.